Procesos archivísticos

Procesos archivísticos

Los procesos incluyen:

Creación: En esta etapa, se genera el documento inicial. Puede ser un informe, una carta, un correo electrónico, un contrato o cualquier otro tipo de registro escrito.

Recepción y registro: Los documentos externos a menudo son recibidos por la organización y registrados en un sistema o base de datos. Esto es común en correspondencia entrante, como cartas, facturas o solicitudes.

Distribución y uso: Los documentos son distribuidos a las partes relevantes dentro de la organización y se utilizan para llevar a cabo tareas, tomar decisiones o realizar seguimientos.

Almacenamiento y recuperación: Los documentos deben ser almacenados de manera segura y organizada para facilitar su posterior recuperación cuando sea necesario. Esto puede involucrar sistemas de archivo físico o digital.

Retención y archivo: Los documentos pueden necesitar ser retenidos durante un período específico de tiempo para cumplir con requisitos legales, reglamentarios o empresariales. Después de este período, algunos documentos pueden ser archivados para su conservación histórica.

Revisión y actualización: En algunas situaciones, los documentos pueden requerir revisión y actualización periódica para garantizar que sigan siendo precisos y relevantes.

Disposición final: Eventualmente, los documentos llegarán al final de su vida útil y deberán ser eliminados de acuerdo con las políticas de la organización. Esto puede implicar su destrucción segura o su transferencia a archivos históricos.

Conservación histórica: Algunos documentos, especialmente aquellos con valor histórico o cultural, pueden ser conservados de manera permanente en archivos históricos o instituciones de conservación.

La gestión adecuada de los documentos es esencial para garantizar la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la preservación de la memoria institucional.