Archivología
Bonilla et al.
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Conceptos básicos
Principios
- Respeto a los fondos
- Procedencia
- Orden original
Ciclo Vital
El ciclo vital de los documentos se refiere al conjunto de fases o etapas por las que pasa un documento a lo largo de su existencia, desde su creación hasta su eventual disposición final. Las fases típicas del ciclo vital de los documentos incluyen:
Creación: En esta etapa, se genera el documento inicial. Puede ser un informe, una carta, un correo electrónico, un contrato o cualquier otro tipo de registro escrito.
Recepción y registro: Los documentos externos a menudo son recibidos por la organización y registrados en un sistema o base de datos. Esto es común en correspondencia entrante, como cartas, facturas o solicitudes.
Distribución y uso: Los documentos son distribuidos a las partes relevantes dentro de la organización y se utilizan para llevar a cabo tareas, tomar decisiones o realizar seguimientos.
Almacenamiento y recuperación: Los documentos deben ser almacenados de manera segura y organizada para facilitar su posterior recuperación cuando sea necesario. Esto puede involucrar sistemas de archivo físico o digital.
Retención y archivo: Los documentos pueden necesitar ser retenidos durante un período específico de tiempo para cumplir con requisitos legales, reglamentarios o empresariales. Después de este período, algunos documentos pueden ser archivados para su conservación histórica.
Revisión y actualización: En algunas situaciones, los documentos pueden requerir revisión y actualización periódica para garantizar que sigan siendo precisos y relevantes.
Disposición final: Eventualmente, los documentos llegarán al final de su vida útil y deberán ser eliminados de acuerdo con las políticas de la organización. Esto puede implicar su destrucción segura o su transferencia a archivos históricos.
Conservación histórica: Algunos documentos, especialmente aquellos con valor histórico o cultural, pueden ser conservados de manera permanente en archivos históricos o instituciones de conservación.
La gestión adecuada del ciclo vital de los documentos es esencial para garantizar la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la preservación de la memoria institucional. Las organizaciones suelen establecer políticas y procedimientos para cada etapa del ciclo vital de los documentos con el fin de administrarlos de manera efectiva a lo largo de su vida útil.
Tipos de Archivo
Al considerar los archivos como conjunto de documentos recibidos o producidos por las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, como resultado de su actividad, y organizados y conservados para utilizarlos en la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura, o bien como instituciones responsables de velar por esta documentación, o como el espacio físico donde se conserva adecuadamente para garantizar su accesibilidad, preservación y uso, podremos abordar varios criterios de tipificación, como ser: organización, frecuencia de uso, soporte, edad, especialización y propiedad, entre otras perspectivas.
Algunas clasificaciones comunes son:
archivos administrativos, referidos a aquellos que contienen documentos creados y utilizados en la gestión diaria de una organización y archivos históricos o permanentes, relativos a aquellos que contienen documentos de valor histórico, cultural o de investigación
archivos electrónicos, remiten a aquellos creados en entornos electrónicos
archivos documentales bibliográficos, fotográficos, audiovisuales, sonoros, categorías todas que se desprenden de su soporte
Nos interesa introducir una categoría relativamente nueva, que es la de archivo custodial y poscustodial, términos utilizados para describir enfoques diferentes en la gestión y preservación.
archivo custodial, remite a un entorno tradicional de gestión, vinculada a su organización, conservación y acceso.
archivo poscustodial, concepto desarrollado como respuesta a los cambios en las prácticas archivísticas contemporáneas, en las que las instituciones trascienden la custodia como responsabilidad exclusiva, para involucrar a las personas u organizaciones que generaron los registros en su preservación, para el conocimiento de contextos de creación, para dar relevancia a su significado, para una gestión colaborativa y sostenible y el acceso abierto y público.
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Archivos destacados
Archivo de Indias
Los Archivos de Indias, o Archivo General de Indias, son un importante archivo histórico ubicado en Sevilla, España. Estos archivos albergan una rica colección de documentos relacionados con la historia de la colonización y exploración de América por parte de España, así como de otras posesiones españolas en ultramar. Los Archivos de Indias son considerados uno de los archivos más importantes del mundo en cuanto a documentación sobre la historia colonial española en América.
Aquí hay algunos aspectos clave de los Archivos de Indias:
Historia: El Archivo General de Indias fue fundado en 1785 por el rey Carlos III de España. Fue creado para albergar y preservar los documentos relacionados con la administración y la historia de las colonias españolas en América, así como Filipinas. La razón principal detrás de su creación fue centralizar toda esta documentación en un solo lugar.
Contenido: Los Archivos de Indias albergan una impresionante colección de documentos que incluyen cartas, informes, mapas, expedientes, registros civiles, registros eclesiásticos y otros tipos de registros oficiales. Estos documentos abarcan desde los primeros contactos con el Nuevo Mundo hasta la independencia de muchas naciones americanas en el siglo XIX.
Importancia histórica: Los archivos son de gran importancia para investigadores, historiadores y genealogistas interesados en la historia de América Latina y otras regiones colonizadas por España. Proporcionan una visión detallada de la vida, la política, la economía y la cultura en las colonias españolas.
Conservación y acceso: Los documentos en los Archivos de Indias se han conservado cuidadosamente y están disponibles para la investigación y el estudio. El archivo ha implementado tecnología moderna para la conservación y la digitalización de sus contenidos, lo que facilita el acceso a los investigadores de todo el mundo.
Patrimonio de la Humanidad: Los Archivos de Indias, junto con otros edificios históricos de Sevilla, forman parte del conjunto declarado Patrimonio de la Humanidad por la UNESCO.
En resumen, los Archivos de Indias en Sevilla son un recurso invaluable para aquellos interesados en el estudio de la historia colonial española en América y Filipinas. Contienen una vasta cantidad de documentos que arrojan luz sobre la colonización, la administración y la vida en estas regiones durante la época colonial.
Colombia
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Barcelona
El Archivo Municipal de Barcelona (AMB) se presenta como un equipo de profesionales expertos en la gestión, la conservación y la difusión de los documentos de archivo. Se ocupa de organizar, describir, custodiar y difundir los documentos y de facilitar el acceso a estos, desde el pergamino más antiguo hasta los nuevos documentos nacidos digitalmente. (https://ajuntament.barcelona.cat/arxiumunicipal/es). En cuanto a su función refiere como herramienta de la administración y a su trabajo en red distribuida en los siguientes centros especializados: el Archivo Histórico de la Ciudad de Barcelona, el Archivo Municipal Contemporáneo, el Archivo Fotográfico, los archivos municipales de distrito y los archivos centrales de sectores y empresas, institutos y organismos autónomos. El AMB en la Comunidad Autónoma de Cataluña en España, como entidad pública dependiente del gobierno municipal elegido en cada período legislativo, está sujeto a los lineamientos generales y políticos del Ayuntamiento de Barcelona y depende funcionalmente de la Dirección de Servicios Generales y Recursos de Promoción Económica.
De acuerdo a su portal web, en términos más técnicos, el Archivo Municipal de Barcelona es responsable de las siguientes funciones:
- Establecer los criterios de gestión documental del Ayuntamiento de Barcelona.
- Promover el derecho de acceso a los documentos, como garantía de la seguridad jurídica de los ciudadanos y de la propia Administración municipal.
- Facilitar la transparencia, la rendición de cuentas a la ciudadanía y la publicidad activa de los documentos.
El AMB destaca por asesorar a usuarios sobre los fondos documentales y sobre el contenido informativo que contienen las series documentales, para orientar debidamente la búsqueda o investigación. Proporciona también orientación especializada sobre la organización archivística y la gestión documental, profundiza en la localización de los fondos y de los documentos de interés para la historia de la ciudad de Barcelona. Participa en proyectos de cooperación. En cuanto a sus actividades de formación y difusión, divulga la historia de todos los lugares de Barcelona a través de conferencias, exposiciones, visitas guiadas, talleres didácticos dirigidos al mundo educativo, etcétera. A su vez realiza préstamos temporales de documentos para exposiciones a instituciones y entidades de acuerdo con la normativa y los criterios que garantizan la conservación de nuestro patrimonio documental.
Archivo General de la Nación (Uruguay)
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Referencias
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