Archivología
Bonilla et al.
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Conceptos básicos
Principios
- Respeto a los fondos
- Procedencia
- Orden original
Ciclo Vital
El ciclo vital de los documentos se refiere al conjunto de fases o etapas por las que pasa un documento a lo largo de su existencia, desde su creación hasta su eventual disposición final. Las fases típicas del ciclo vital de los documentos incluyen:
Creación: En esta etapa, se genera el documento inicial. Puede ser un informe, una carta, un correo electrónico, un contrato o cualquier otro tipo de registro escrito.
Recepción y registro: Los documentos externos a menudo son recibidos por la organización y registrados en un sistema o base de datos. Esto es común en correspondencia entrante, como cartas, facturas o solicitudes.
Distribución y uso: Los documentos son distribuidos a las partes relevantes dentro de la organización y se utilizan para llevar a cabo tareas, tomar decisiones o realizar seguimientos.
Almacenamiento y recuperación: Los documentos deben ser almacenados de manera segura y organizada para facilitar su posterior recuperación cuando sea necesario. Esto puede involucrar sistemas de archivo físico o digital.
Retención y archivo: Los documentos pueden necesitar ser retenidos durante un período específico de tiempo para cumplir con requisitos legales, reglamentarios o empresariales. Después de este período, algunos documentos pueden ser archivados para su conservación histórica.
Revisión y actualización: En algunas situaciones, los documentos pueden requerir revisión y actualización periódica para garantizar que sigan siendo precisos y relevantes.
Disposición final: Eventualmente, los documentos llegarán al final de su vida útil y deberán ser eliminados de acuerdo con las políticas de la organización. Esto puede implicar su destrucción segura o su transferencia a archivos históricos.
Conservación histórica: Algunos documentos, especialmente aquellos con valor histórico o cultural, pueden ser conservados de manera permanente en archivos históricos o instituciones de conservación.
La gestión adecuada del ciclo vital de los documentos es esencial para garantizar la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la preservación de la memoria institucional. Las organizaciones suelen establecer políticas y procedimientos para cada etapa del ciclo vital de los documentos con el fin de administrarlos de manera efectiva a lo largo de su vida útil.
Tipos de Archivo
Al considerar los archivos como conjunto de documentos recibidos o producidos por las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, como resultado de su actividad, y organizados y conservados para utilizarlos en la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura, o bien como instituciones responsables de velar por esta documentación, o como el espacio físico donde se conserva adecuadamente para garantizar su accesibilidad, preservación y uso, podremos abordar varios criterios de tipificación, como ser: organización, frecuencia de uso, soporte, edad, especialización y propiedad, entre otras perspectivas.
Algunas clasificaciones comunes son:
archivos administrativos, referidos a aquellos que contienen documentos creados y utilizados en la gestión diaria de una organización y archivos históricos o permanentes, relativos a aquellos que contienen documentos de valor histórico, cultural o de investigación
archivos electrónicos, remiten a aquellos creados en entornos electrónicos
archivos documentales bibliográficos, fotográficos, audiovisuales, sonoros, categorías todas que se desprenden de su soporte
Nos interesa introducir una categoría relativamente nueva, que es la de archivo custodial y poscustodial, términos utilizados para describir enfoques diferentes en la gestión y preservación.
archivo custodial, remite a un entorno tradicional de gestión, vinculada a su organización, conservación y acceso.
archivo poscustodial, concepto desarrollado como respuesta a los cambios en las prácticas archivísticas contemporáneas, en las que las instituciones trascienden la custodia como responsabilidad exclusiva, para involucrar a las personas u organizaciones que generaron los registros en su preservación, para el conocimiento de contextos de creación, para dar relevancia a su significado, para una gestión colaborativa y sostenible y el acceso abierto y público.
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