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== Conceptos básicos ==
== Conceptos básicos ==
=== Principios ===
Los principios archivísticos son los pilares teóricos que consolidan a la Archivología como ciencia, delimitando su campo de trabajo y diferenciándola de otras disciplinas.
* '''Principio de Procedencia (''Respect des fonds'')''': los documentos producidos por una organización o persona deben agruparse según su procedencia formando un fondo, sin mezclarse con los documentos que integran el fondo de otra organización o persona. El principio de procedencia permite la unicidad del fondo y vincular, a través del documento, la oficina productora con la funciones que allí se llevan a cabo.
* '''Principio de Orden original''': se debe respetar el orden que le fue dado a los documentos por su productor u oficina de origen. Este orden refleja la secuencia del trámite.
=== Ciclo Vital ===
El ciclo vital de los documentos se refiere al conjunto de fases o etapas por las que pasa un documento a lo largo de su existencia, desde su creación hasta su eventual disposición final. Las '''fases típicas''' del ciclo vital de los documentos incluyen:
'''Creación:''' En esta etapa, se genera el documento inicial. Puede ser un informe, una carta, un correo electrónico, un contrato o cualquier otro tipo de registro escrito.
'''Recepción y registro:''' Los documentos externos a menudo son recibidos por la organización y registrados en un sistema o base de datos. Esto es común en correspondencia entrante, como cartas, facturas o solicitudes.
'''Distribución y uso:''' Los documentos son distribuidos a las partes relevantes dentro de la organización y se utilizan para llevar a cabo tareas, tomar decisiones o realizar seguimientos.
'''Almacenamiento y recuperación:''' Los documentos deben ser almacenados de manera segura y organizada para facilitar su posterior recuperación cuando sea necesario. Esto puede involucrar sistemas de archivo físico o digital.
'''Retención y archivo:''' Los documentos pueden necesitar ser retenidos durante un período específico de tiempo para cumplir con requisitos legales, reglamentarios o empresariales. Después de este período, algunos documentos pueden ser archivados para su conservación histórica.
'''Revisión y actualización:''' En algunas situaciones, los documentos pueden requerir revisión y actualización periódica para garantizar que sigan siendo precisos y relevantes.
'''Disposición final:''' Eventualmente, los documentos llegarán al final de su vida útil y deberán ser eliminados de acuerdo con las políticas de la organización. Esto puede implicar su destrucción segura o su transferencia a archivos históricos.
'''Conservación histórica''': Algunos documentos, especialmente aquellos con valor histórico o cultural, pueden ser conservados de manera permanente en archivos históricos o instituciones de conservación.
La gestión adecuada del ciclo vital de los documentos es esencial para garantizar la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la preservación de la memoria institucional. Las organizaciones suelen establecer políticas y procedimientos para cada etapa del ciclo vital de los documentos con el fin de administrarlos de manera efectiva a lo largo de su vida útil.
=== Tipos de Archivo ===
Al considerar los archivos como conjunto de documentos recibidos o producidos por las personas físicas y jurídicas, públicas o privadas, como resultado de su actividad, y organizados y conservados para utilizarlos en la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura, o bien como instituciones responsables de velar por esta documentación, o como el espacio físico donde se conserva adecuadamente para garantizar su accesibilidad, preservación y uso, podremos abordar varios criterios de tipificación, como ser: organización, frecuencia de uso, soporte, edad, especialización y propiedad, entre otras perspectivas.
Algunas clasificaciones comunes son:
'''archivos administrativos,''' referidos a aquellos que contienen documentos creados y utilizados en la gestión diaria de una organización y '''archivos históricos o permanentes''', relativos a aquellos que contienen documentos de valor histórico, cultural o de investigación
'''archivos electrónicos''', remiten a aquellos creados en entornos electrónicos
'''archivos documentales bibliográficos, fotográficos, audiovisuales, sonoros''', categorías todas que se desprenden de su soporte
Nos interesa introducir una categoría relativamente nueva, que es la de archivo custodial y poscustodial, términos utilizados para describir enfoques diferentes en la gestión y preservación.
'''archivo custodial''', remite a un entorno tradicional de gestión, vinculada a su organización, conservación y acceso.
'''archivo poscustodial''', concepto desarrollado como respuesta a los cambios en las prácticas archivísticas contemporáneas, en las que las instituciones trascienden la custodia como responsabilidad exclusiva, para involucrar a las personas u organizaciones que generaron los registros en su preservación, para el conocimiento de contextos de creación, para dar relevancia a su significado, para una gestión colaborativa y sostenible y el acceso abierto y público.
La archivología puede abordarse desde diversos enfoques, por ejemplo podés analizar sus [[principios básicos]], algunos de sus [[procesos|procesos archivísticos]] o estudiar las diferencias entre diversos [[Tipos de Archivos|tipos de archivos]].
== Archivología en Uruguay ==
== Archivología en Uruguay ==
=== EUBCA ===
=== Licenciatura en Archivología ===
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En Uruguay la Licenciatura en Archivología se imparte en la [[Facultad de Información y Comunicación]]. Junto con la Licenciatura en Bibliotecología, conforman el Instituto de Información (ex [[EUBCA|Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines]]).
=== FIC ===
La carrera se crea en el año 1983, inicialmente con una durabilidad de tres años. En la actualidad, es una carrera de 8 semestres (4 años) y 360 créditos.
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=== AUA ===
Los profesionales egresados de la licenciatura desde el año 1993 se nuclean en la [[AUA|Asociación Uruguaya de Archivólogos]] para defender los derechos de los archivólogos universitarios y de los funcionarios de archivos, promoviendo su capacitación y desarrollo.
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=== Archivo General de la Nación ===
=== Archivo General de la Nación ===
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El '''[https://www.gub.uy/ministerio-educacion-cultura/archivo-general-nacion Archivo General de la Nación]''' (AGN) es un organismo uruguayo, dependiente del Ministerio de Educación y Cultura. El AGN encabeza el Sistema Nacional de Archivos y es el órgano rector de la política archivística y de la gestión documental en todo el territorio nacional.
== Archivos destacados ==
En su misión, se encuentra la custodia, protección y facilitación del acceso a los documentos públicos, los privados de su propiedad y los privados de interés público. Estos confiados como instrumentos de apoyo a la Administración, a la Cultura, al desarrollo Científico y como elementos de testimonio e información del Estado y de sus habitantes.
=== Archivo de Indias ===
Tiene como visión la protección de la información pública, asegurando su disponibilidad para su consulta. Da servicio a la democratización de la información como centro de investigación y resguardo de la memoria histórica nacional.
Los Archivos de Indias, o Archivo General de Indias, son un importante archivo histórico ubicado en Sevilla, España. Estos archivos albergan una rica colección de documentos relacionados con la historia de la colonización y exploración de América por parte de España, así como de otras posesiones españolas en ultramar. Los Archivos de Indias son considerados uno de los archivos más importantes del mundo en cuanto a documentación sobre la historia colonial española en América.
Aquí hay algunos aspectos clave de los Archivos de Indias:
Algunos de sus cometidos abarcan:
'''Historia:''' El Archivo General de Indias fue fundado en 1785 por el rey Carlos III de España. Fue creado para albergar y preservar los documentos relacionados con la administración y la historia de las colonias españolas en América, así como Filipinas. La razón principal detrás de su creación fue centralizar toda esta documentación en un solo lugar.
* Custodia, organización y servicio de los fondos que conforman el Patrimonio Documental de la Nación como elementos de construcción y afirmación de la nacionalidad, instrumentos de gobierno y salvaguardia de derechos humanos.
'''Contenido:''' Los Archivos de Indias albergan una impresionante colección de documentos que incluyen cartas, informes, mapas, expedientes, registros civiles, registros eclesiásticos y otros tipos de registros oficiales. Estos documentos abarcan desde los primeros contactos con el Nuevo Mundo hasta la independencia de muchas naciones americanas en el siglo XIX.
* Preservación de los diferentes soportes documentales en las condiciones requeridas en los estándares internacionales que permitan asegurar su duración y permanencia de la información que testimonie el objeto de su creación.
'''Importancia histórica''': Los archivos son de gran importancia para investigadores, historiadores y genealogistas interesados en la historia de América Latina y otras regiones colonizadas por España. Proporcionan una visión detallada de la vida, la política, la economía y la cultura en las colonias españolas.
* Implementar y regir el Sistema Nacional de Archivos. Presidir la Comisión de Evaluación Documental de la Nación.
'''Conservación y acceso:''' Los documentos en los Archivos de Indias se han conservado cuidadosamente y están disponibles para la investigación y el estudio. El archivo ha implementado tecnología moderna para la conservación y la digitalización de sus contenidos, lo que facilita el acceso a los investigadores de todo el mundo.
* Regular la función archivística, elaborando lineamientos, a nivel nacional para garantizar la salvaguardia y acceso al ciudadano del Patrimonio Documental de la Nación.
'''Patrimonio de la Humanidad''': Los Archivos de Indias, junto con otros edificios históricos de Sevilla, forman parte del conjunto declarado Patrimonio de la Humanidad por la UNESCO.
* Asistir y asesorar a la Administración Pública en materia de gestión documental y archivística como órgano rector de la política archivística nacional.
En resumen, los Archivos de Indias en Sevilla son un recurso invaluable para aquellos interesados en el estudio de la historia colonial española en América y Filipinas. Contienen una vasta cantidad de documentos que arrojan luz sobre la colonización, la administración y la vida en estas regiones durante la época colonial.
* Realizar cursos de capacitación archivística para los funcionarios públicos a fin de garantizar la preservación y organización documental.
=== Archivo General de la Nación de Colombia ===
== Archivos destacados ==
El '''[https://www.archivogeneral.gov.co/agn/home/ Archivo General de la Nación de Colombia]''' '''''Jorge Palacios Preciado''''' está ubicado en la ciudad de Bogotá y resguarda el patrimonio documental del país, salvaguardando la memoria e identidad de los colombianos y de América Latina. Su documentación mas antigua se remonta al Nuevo Reino de Granada, territorio conformado por los actuales Ecuador, Panamá, Venezuela y Colombia.
Fue fundado en el año 1868, en ese entonces como Archivo Nacional. Con la Ley N° 80 de 1989 cambia su nombre a Archivo General de la Nación. Es una institución pública que depende del Ministerio de Cultura de Colombia y la dirección esta a cargo de la historiadora Ivonne Suarez Pinzón desde el 2022.
Lo principales cometidos del AGN son:
* liderar la política de archivo y gestión documental
* coordinar el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos
* conservar el patrimonio documental
* asegurar los derechos ciudadanos y garantizar el acceso a la información pública
* mejorar la eficiencia de la gestión
* luchar contra la corrupción
Entre sus metas para el próximo periodo, el AGN busca consolidarse como institución referente en Derechos Humanos y en la incorporación de Tecnologías de Información y Comunicación para la gestión de archivos y difusión del patrimonio. En esta línea, el Archivo tiene gran presencia en redes sociales como Twitter, Instagram y de forma mas reciente en Spotify con el podcast ''La voz del Archivo''.
=== Archivo Municipal de Barcelona ===
El '''[https://ajuntament.barcelona.cat/arxiumunicipal/es Archivo Municipal de Barcelona]''' (AMB) se presenta como un equipo de profesionales expertos en la gestión, la conservación y la difusión de los documentos de archivo. Se ocupa de organizar, describir, custodiar y difundir los documentos y de facilitar el acceso a estos, desde el pergamino más antiguo hasta los nuevos documentos nacidos digitalmente. En cuanto a su función refiere como herramienta de la administración y a su trabajo en red distribuida en los siguientes centros especializados: el Archivo Histórico de la Ciudad de Barcelona, el Archivo Municipal Contemporáneo, el Archivo Fotográfico, los archivos municipales de distrito y los archivos centrales de sectores y empresas, institutos y organismos autónomos. El AMB en la Comunidad Autónoma de Cataluña en España, como entidad pública dependiente del gobierno municipal elegido en cada período legislativo, está sujeto a los lineamientos generales y políticos del Ayuntamiento de Barcelona y depende funcionalmente de la Dirección de Servicios Generales y Recursos de Promoción Económica.
De acuerdo a su portal web, en términos más técnicos, el Archivo Municipal de Barcelona es responsable de las siguientes funciones:
* Establecer los criterios de gestión documental del Ayuntamiento de Barcelona.
* Promover el derecho de acceso a los documentos, como garantía de la seguridad jurídica de los ciudadanos y de la propia Administración municipal.
* Facilitar la transparencia, la rendición de cuentas a la ciudadanía y la publicidad activa de los documentos.
El AMB destaca por asesorar a usuarios sobre los fondos documentales y sobre el contenido informativo que contienen las series documentales, para orientar debidamente la búsqueda o investigación. Proporciona también orientación especializada sobre la organización archivística y la gestión documental, profundiza en la localización de los fondos y de los documentos de interés para la historia de la ciudad de Barcelona. Participa en proyectos de cooperación. En cuanto a sus actividades de formación y difusión, divulga la historia de todos los lugares de Barcelona a través de conferencias, exposiciones, visitas guiadas, talleres didácticos dirigidos al mundo educativo, etcétera. A su vez realiza préstamos temporales de documentos para exposiciones a instituciones y entidades de acuerdo con la normativa y los criterios que garantizan la conservación de nuestro patrimonio documental.
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== Referencias ==
Los siguientes Archivos se han consolidado como instituciones referentes por su labor archivística profesional y por su compromiso con los ciudadanos para poder ejercer su derecho de acceso a la información.
La carrera se crea en el año 1983, inicialmente con una durabilidad de tres años. En la actualidad, es una carrera de 8 semestres (4 años) y 360 créditos.
Los profesionales egresados de la licenciatura desde el año 1993 se nuclean en la Asociación Uruguaya de Archivólogos para defender los derechos de los archivólogos universitarios y de los funcionarios de archivos, promoviendo su capacitación y desarrollo.
El Archivo General de la Nación (AGN) es un organismo uruguayo, dependiente del Ministerio de Educación y Cultura. El AGN encabeza el Sistema Nacional de Archivos y es el órgano rector de la política archivística y de la gestión documental en todo el territorio nacional.
En su misión, se encuentra la custodia, protección y facilitación del acceso a los documentos públicos, los privados de su propiedad y los privados de interés público. Estos confiados como instrumentos de apoyo a la Administración, a la Cultura, al desarrollo Científico y como elementos de testimonio e información del Estado y de sus habitantes.
Tiene como visión la protección de la información pública, asegurando su disponibilidad para su consulta. Da servicio a la democratización de la información como centro de investigación y resguardo de la memoria histórica nacional.
Algunos de sus cometidos abarcan:
Custodia, organización y servicio de los fondos que conforman el Patrimonio Documental de la Nación como elementos de construcción y afirmación de la nacionalidad, instrumentos de gobierno y salvaguardia de derechos humanos.
Preservación de los diferentes soportes documentales en las condiciones requeridas en los estándares internacionales que permitan asegurar su duración y permanencia de la información que testimonie el objeto de su creación.
Implementar y regir el Sistema Nacional de Archivos. Presidir la Comisión de Evaluación Documental de la Nación.
Regular la función archivística, elaborando lineamientos, a nivel nacional para garantizar la salvaguardia y acceso al ciudadano del Patrimonio Documental de la Nación.
Asistir y asesorar a la Administración Pública en materia de gestión documental y archivística como órgano rector de la política archivística nacional.
Realizar cursos de capacitación archivística para los funcionarios públicos a fin de garantizar la preservación y organización documental.
Los siguientes Archivos se han consolidado como instituciones referentes por su labor archivística profesional y por su compromiso con los ciudadanos para poder ejercer su derecho de acceso a la información.
