El siguiente extracto del artículo perteneciente al grupo Bonilla et al. tiene como finalidad la creación de un Cuadro de Clasificación Funcional para a institución Administración Nacional de Correos.
Partiendo de nuestro anterior trabajo de identificación de la ANC (Bonilla, Forlán, Giménez, Latúa, Minetti, Ruiz y Sarmiento, 2021), evaluamos que la Administración Nacional de Correos cumple con todas las características de una institución productora de fondo documental, según lo planteado por Duchein (1985):
– La Institución posee NOMBRE, Y EXISTENCIA JURÍDICA propios.
– ATRIBUCIONES precisas, estables y definidas por un texto legal o reglamento.
– Posición dentro de la ESTRUCTURA JERÁRQUICA.
– JEFE RESPONSABLE con poder de DECISIÓN.
– La organización interna se encuentra determinada en un ORGANIGRAMA.
A modo de presentación del cuadro de clasificación funcional de la ANC, introduciremos una breve explicación de este basándonos en un análisis funcional realizado en la institución.
Para la codificación del cuadro, decidimos utilizar un sistema de código numérico significativo decimal, ya que este sistema es el que consideramos más práctico y lógico de aplicar para la sistematización de los niveles de clasificación obtenidos.
A partir de esto, identificamos 3 niveles en nuestro cuadro de clasificación:
En el 1º nivel denominamos a las funciones superiores de la institución, aquellas que son de carácter más general y jerarquizan otras funciones.
En el 2º nivel englobamos a las actividades (funciones subordinadas) que genera cada función en la institución.
En el 3º nivel, identificamos los procesos sujetos a cada actividad de cada función. Debido a que la propuesta de este cuadro de clasificación funcional es parcial, hemos desarrollado solamente los procesos que son pertinentes para el procedimiento específico que hemos trabajado: Distribución.
Luego de tener todos estos pasos encaminados, se procede a la validación del cuadro por parte de las autoridades de la institución, para luego formalizar e implementarlo.
Felicitaciones equipo!
¡Genial!